Ein Zimmer voller Aktenschränke, ein großer Karteischrank hinter dem Anmeldetresen, dickes Terminbuch, Stapel von Ordnern, Formulare über Formulare: Die klassische Arzt- oder Zahnarztordination ist immer auch eine gewaltige Papierwirtschaft. Bei MeinZahn ist das ganz anders. Seit kurzem merken Sie das bereits, wenn Sie zum ersten Mal zu uns kommen: Statt des Papierformulars, auf dem Neupatienten Vorerkrankungen, Allergien etc. notieren, drückt Ihnen unsere sympathische Praxisassistentin nun nämlich ein schmuckes Tablet in die Hand.

MeinZahn ist jetzt (fast) papierfrei

Mit der elektronischen Erfassung der Erstanamnese und der Inhalte der zahnärztlichen Beratung hat MeinZahn die Lücke zur kompletten Digitalisierung aller internen Praxisabläufe geschlossen. Das möchte ich zum Anlass nehmen, Ihnen die enormen Vorteile – und die komplizierten Herausforderungen – der digitalisierten (Zahn-)Arztpraxis in einem zweiteiligen Blogbeitrag nahezubringen.

Herausforderung elektronische Dokumentation und Archivierung: Mit Max_Mustermann_Patientenakte.doc ist es nicht getan

Die Moderne hat dem Papierkram fast überall den Kampf angesagt: Der Inhalt eines ganzen Bücherregals passt in einen schlanken elektronischen Reader. Unsere Steuererklärung übermitteln wir elektronisch, unser Banking ist online. Wichtige Daten, Dokumente und Erinnerungen speichern wir auf den Festplatten unserer Computer. Das Smartphone ist Adressbuch, Terminkalender und Photoalbum in einem. Die Digitalisierung hat unsere Kultur ziemlich umgekrempelt, und kaum jemand würde abstreiten, dass die Vorteile der digitalen Lebensweise enorm sind. Andererseits gibt es ein paar neue Probleme, die wir im Alltag gern verdrängen: Wie minimieren wir angesichts der Tatsache, dass die Speichermedien, die wir heute verwenden, zu den störanfälligsten und kurzlebigsten der Menschheitsgeschichte gehören, das Risiko von Datenverlusten? Und was, ja was, ist mit der Datensicherheit?

In auffälligem Kontrast zum modernen Alltag werden in etlichen Arztpraxen immer noch Patientenakten von Raum zu Raum getragen. Warum? Das liegt zum Teil an Fragen wie den gerade angerissenen. Für Sie als Privatperson mag es angehen, den Gedanken an die Zugriffssicherheit und Dauerhaftigkeit Ihrer Datenspeicherung nach dem Motto “Wird schon nichts passieren“ erstmal beiseite zu schieben – ein Arzt kann sich diese Art von Laxheit angesichts der strengen rechtlichen Anforderungen an die Dokumentation und längerfristige Archivierung von Patientendaten nicht erlauben.

“Objekte des Augenscheins“

Fast alle Patientendaten und viele wirtschaftliche Daten einer Arztpraxis müssen mindestens zehn Jahre lang gespeichert werden – unter anderem, damit sie im Fall von Streitigkeiten der einen oder anderen Art zur Verfügung stehen. Der Gesetzgeber lässt die elektronische Archivierung zwar zu, schaut aber immer noch etwas misstrauisch auf die Beweiskraft elektronisch gespeicherter Daten. Anders als Papierakten haben solche Dokumente rechtlich keine “Urkundenqualität“, sondern sind lediglich weniger wertvolle “Objekte des Augenscheins“. Aus der Notwendigkeit, diese “Objekte des Augenscheins“ für Behörden und Gerichte so überzeugend wie möglich zu machen, ergeben sich bedeutende Auflagen für die regelgerechte elektronische Speicherung und Archivierung. Besonders wichtige Punkte sind die revisionssichere – d.h. vor nachträglichen Eingriffen geschützte – Archivierung, Archivserver, die höchsten Sicherheitsansprüchen genügen, Möglichkeit der Wiederherstellung beschädigter Daten, langlebige Datenträger. Das wiederum bedeutet: Die Einführung eines elektronischen Dokumentations- und Archivierungssystems ist für Arztpraxen eine aufwändige und teure Investition, die weit über die Anschaffung von ein paar Computern hinausgeht. Bei allem bleibt eine kleine gefühlte Rechtsunsicherheit: “Werden Gerichte oder Behörden im Fall eines Falles die Beweiskraft meiner elektronischen Patientenakte/meiner elektronischen Buchführung anerkennen?“

Genau diese Kosten und Bedenken sind es, die manchen niedergelassenen Arzt noch zögern lassen, seine Praxis zu digitalisieren.

Es führt kein Weg daran vorbei

Bedenken hin oder her – wir alle wissen, dass die Zukunft, in der wir schon mit mindestens einem Bein stehen, digital ist. Darum hat MeinZahn schon vor einiger Zeit den Schritt zur elektronischen Patientenkartei getan. Und keine Minute lang bereut: Die Digitalisierung der Praxis hat für uns und unsere Patienten ganz enorme Vorteile gebracht.

Zusammengefasst gesagt: Einfach alle Arbeitsabläufe, die mit der Datenverwaltung zusammenhängen, sind um Längen effizienter geworden. Sämtliche Informationen sind an jedem Arbeitsplatz der Ordination mit ein paar Klicks zugänglich. Die Zeit, die wir vorher mit dem Anlegen, Suchen, Umhertragen und Wiedereinsortieren von Akten, mit dem Suchen, Bearbeiten und Abheften von Dokumenten, mit dem Vorbereiten und Versenden von Papierpost aller Art verbracht haben, können wir nun viel sinnvoller unseren Patienten widmen.

Wie sich die digitalisierte Praxis von der klassischen, “analogen“ Praxis im Detail unterscheidet, erleben Sie bei Ihrem nächsten Termin in der MeinZahn Ordination. Überdies können Sie sich im folgenden Beitrag ein Bild davon machen.

(Foto: ©SvetaZi, shutterstock.com)