Alltag in einer digitalisierten Zahnarztpraxis

Es gibt viele Möglichkeiten, den Papierkram einer Zahnarztpraxis zu reduzieren – und MeinZahn nutzt sie alle. Seitdem wir jüngst das sogenannte elektronische Patientenaufklärungssystem eingeführt haben (Erstanamnese-Fragebögen füllen unsere Patienten nun auf einem Tabletcomputer aus, der auch für die Aufklärung und Beratung vor bestimmten Behandlungen zum Einsatz kommt), ist die gesamte Verwaltung und Organisation unserer Praxis digitalisiert. Das haben wir nicht in erster Linie getan, weil wir Papier sparen wollten (obwohl das natürlich ein sehr willkommener Nebeneffekt ist). Wir haben es getan, weil wir vermeidbare Arbeit vermeiden wollten, die rein gar nichts mit der kompetenten Behandlung unserer Patienten zu tun hatte.

Hier möchte ich für Sie zusammenfassen, wie sich der Alltag in der MeinZahn Ordination durch die Digitalisierung konkret verändert hat.

Rezeption und Wartezimmer

Termine vereinbaren unsere Praxisassistentinnen nicht mehr mit dem dicken Terminbuch, sondern selbstverständlich mit der Terminkalender-Funktion unserer Praxis-Software Softdent. Kein langes Blättern und Grübeln mehr: Passende freie Termine werden einfach angezeigt. Übrigens können Sie bei uns selbstverständlich auch online einen Termin vereinbaren, jederzeit: Eine weitere erfreuliche Folge der Digitalisierung.

Weiterhin übernimmt die Software Terminerinnerungen und den Versand von Recall-Emails/SMS für die Mundhygiene – eine gigantische Zeitersparnis im Vergleich zu früher, wo Recall-Briefe ausgedruckt, couvertiert und stapelweise zur Post getragen wurden.

Haben Sie beim ersten Termin das Erstanamnese-Formular auf dem Tablet ausgefüllt, werden dessen Inhalte in das elektronische Karteisystem der Praxis eingelesen und bilden dort Ihr virtuelles Stammdatenblatt. Nichts muss vom Personal manuell übertragen oder abgeheftet werden. Falls Sie Befunde mitbringen, scannen wir auch diese direkt ein und fügen sie Ihrer digitalen Patientenakte hinzu.

Bei der Minimierung von Wartezeiten unterstützt uns unsere Praxissoftware ebenfalls: Dank der stets aktuellen Warteliste behalten wir immer den Überblick, wer warum und wie lange schon im Wartezimmer sitzt – auch wenn es mal richtig hoch her geht.

Behandlungsraum

In die elektronische Kartei werden für jeden Termin, den Sie bei uns haben, alle erbrachten Leistungen eingegeben, hier wird jeder Befund sicher gespeichert. Auch unser digitales Röntgensystem hat eine Schnittstelle zur Praxissoftware: Röntgenbefunde werden einfach mit einem Klick an Ihre elektronische Akte angehängt.

Steht eine Behandlung an, über deren genaue Abläufe und Risiken wir Sie aufklären müssen, kommt wieder das Tablet zum Einsatz: Ein professionell gemachtes Video sagt oft mehr als tausend Worte Ihres Behandlers (denen man manchmal recht deutlich anhört, dass sie schon zum x-ten Male hergesagt werden). Die stattgehabte Aufklärung bekunden Sie mit Ihrer Unterschrift direkt auf dem Tablet, und dieses Dokument nebst den Inhalten der Beratung und Aufklärung wird ebenfalls in die elektronische Kartei aufgenommen.

Andere Aspekte der Digitalisierung unserer Ordination werden Ihnen wahrscheinlich gar nicht so bewusst – aber dass wir jede beliebige Information in jedem Zimmer, an jedem Arbeitsplatz abrufen können, dass niemand Akten umhertragen, Röntgenbilder hervorkramen und Papiere suchen muss, steht in deutlichem Gegensatz zu den Praxisabläufen der noch gar nicht so entfernten Vergangenheit. Sie brauchen ein Rezept oder eine Überweisung? Kaum im Behandlungszimmer besprochen, wird das richtige Dokument an der Rezeption schon ausgedruckt – auch das finden wir heute selbstverständlich.

Abrechnung und Service

Der Heil- und Kostenplan, den Ihre Krankenkasse verlangt, wenn Sie Zahnersatz benötigen, wird von uns als elektronisches Dokument erstellt und von Ihnen auf dem elektronischen Unterschriften-Pad an der Rezeption unterschrieben. Von uns aus wäre es logisch, das Dokument auch auf elektronischem Wege an die Kassen zu übermitteln – aber das ist noch nicht in jedem Fall möglich. Daher wird ein Ausdruck des Heilkostenplans, den wir Ihnen zur Vorlage bei Ihrer Kasse aushändigen, eines der seltenen Papierstücke sein, mit denen Sie bei uns in Berührung kommen.

Natürlich haben wir auch unsere Buchhaltung digitalisiert. Honorarnoten drucken wir Ihnen für Ihre Unterlagen aus – wenn Sie aber selbst auch mit der Zettelwirtschaft auf Kriegsfuß stehen, senden wir Ihnen diese Dokumente sehr gern per Email zu. Ditto Arztbriefe – ist der Kollege ebenfalls bereits digital unterwegs, steht einer elektronischen Übermittlung nicht im Wege.

Sie haben auswärts einen Zahnnotfall und benötigen für den dortigen Zahnarzt dringend Ihre Befunde (z.B. ein kürzlich aufgenommenes Röntgenbild oder Informationen zu einer gerade erfolgten/noch nicht abgeschlossenen Behandlung)? Kein Problem – wir versenden diese Informationen sofort per Email.

Und überhaupt…

Die Informationen, die früher dicke Ordner, Karteien und Schuber in großen Aktenschränken füllten, lagern heute schlank und rank im Cyberspace; die Praxisräume können atmen. Das spüren nicht nur unsere Patienten – auch für das Team ist eine (fast) papierfreie Praxis nicht nur ein von vielen repetitiven, wenig erfüllenden organisatorischen Tätigkeiten befreiter, sondern auch ein aufgeräumterer und schönerer Arbeitsplatz.

Außerdem: Statistische Informationen, die früher jemand mühsam und zeitaufwändig zusammensuchen musste, haben wir dank Praxissoftware sofort zur Verfügung. Wie viele Patienten behandeln wir täglich? Wie lange dauert der durchschnittliche Termin? Wie häufig kommen unsere Patienten im Schnitt zu uns? Wie oft führen wir Behandlung X oder Y (sagen wir, eine Wurzelkanalbehandlung) jährlich durch? Antworten auf diese Fragen befriedigen nicht nur die Neugier, sondern können uns auch dabei helfen, unsere Arbeit weiter zu verbessern.

Was bringt die Zukunft?

Für MeinZahn auf jeden Fall die für das kommende Jahr fest geplante vollständige Vernetzung unserer beiden Praxen. Sobald die Daten aus der Ordination Nibelungengasse und der Ordination Keplergasse auf einem einzigen Server zu liegen kommen, werden sämtliche Patienteninformationen und -befunde jederzeit von beiden Orten aus abrufbar sein. Diese Datenzusammenführung wird das Versorgungsniveau, das wir unseren Patienten bieten können, noch einmal auf eine neue Stufe heben. Darüber hinaus sind wir gespannt, wie es in Österreich mit ELGA, der komplett vernetzten, überall abrufbaren elektronischen Gesundheitsakte, weitergeht. Nach aktuellem Zeitplan werden Zahnärzte ELGA ab 2022 verwenden.

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